Một hệ thống quản lý khách sạn, hay có tên khác là PMS (Property Management System), là một ứng dụng đang trở nên hữu ích trong những khách sạn cao cấp, trợ giúp chủ sở hữu và nhân viên thực hiện một số nhiệm vụ khác nhau. Tất nhiên, để có thể đưa ra quyết định đầu tư xây dựng một hệ thống PMS phù hợp, các bạn nên biết rõ phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp đó có khả năng thực hiện được việc gì. 1. Hệ thống quản lý khách sạn là gì? PMS một cách thức cho phần mềm khách sạn, hỗ trợ tất cả khách sạn, khu resort và nhiều tài sản tương tự để làm nhiều công việc và hoạt động trong ngày. Ứng Dụng thường bao gồm các nhiệm vụ quản lý và quản trị, với các ví dụ như là đặt chỗ, xử lý thanh toán, phân tích hiệu suất và quản lý hàng tồn kho. 2. Tại sao mỗi khách sạn nên một hệ thống PMS? Một giải pháp hệ thống quản lý khách sạn ngày một quan trọng do ngành khách sạn hiện đại được đẩy mạnh qua công nghệ. Với những nguồn đặt phòng có khả năng đến từ các nguồn, giá phải được chỉnh sửa thông minh cho việc theo dõi doanh số. Quy trình hoạt động từ khâu tiếp nhận thông tin khách hàng, phục vụ, cung cấp dịch vụ,… cho đến quá trình thanh toán, trả phòng phải được thực hiện đồng bộ, linh hoạt và chuyên nghiệp. Điều này vừa hỗ trợ khách sạn tiết kiệm được chi phí, thời gian, lại vừa tăng sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Và phần mềm quản lý khách sạn có thể trợ giúp giải quyết với một số thử thách này. Một ứng dụng quản lý khác sạn tốt sẽ cho phép nhân viên loại bỏ những thủ tục giấy tờ không nên thiết và thực hiện một số nhiệm vụ quan trọng hiệu quả hơn. Không chỉ có thế, phần mềm có thể giúp giảm chỗ trống và đặt phòng chồng chéo. 3. Nhiều tính năng quan trọng nhất của hệ thống quản lý khách sạn là gì? Mặc dù có rất một số đơn vị cung cấp ứng dụng PMS trên ngành, vấn đề quan trọng là cần xác định một hệ thống có các tính năng tốt cho khách sạn của bạn. Dưới đây là nhiều tính năng quan trọng nhất của một hệ thống quản lý khách sạn. a. Đặt phòng Tính năng trước hết và cũng là cơ bản nhất mà hệ thống quản lý khách sạn cần có là khả năng xử lý nhiều yêu cầu đặt phòng khách sạn. Một hệ thống hoàn hảo sẽ cho phép nhân viên đơn giản thực hiện một số nghiệp vụ đặt phòng bao gồm: check-in, check-out, thay đổi phòng, ghép phòng, kiểm tra tình trạng phòng,… b. Dữ liệu khách hàng thị trường công nghiệp khách sạn ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu thông tin khách hàng. Vì lý do này, điều phải thiết là hệ thống quản lý khách cần bao gồm chức năng quản lý dữ liệu khách hàng cũng như nhiều thói quen của họ như: khác hàng đã tới khách sạn bao nhiêu lần, đã sử dụng những dịch vụ nào,… Điều này giúp khách sạn có thể xây dựng được một bộ dữ liệu các khách hàng thân thiết cũng như là cơ sở cho một số chiến dịch quảng bá dịch vụ, những chương trình khuyến mãi tới nhiều khách hàng của mình. c. Tùy chọn thanh toán và hóa đơn Tiếp theo, việc quan trọng là một hệ thống quản lý tài sản cần cung cấp một loạt những tùy chọn thanh toán khác nhau. Điều này cần bao gồm nhiều tùy chọn xử lý thanh toán cho nhân viên lễ tân, cùng với xử lý thanh toán điện tử cho nhiều đặt phòng được thực hiện trực tuyến bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Phần mềm cũng phải cho phép nhiều email xác nhận được gửi nhanh chóng. Không những thế, phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất phải có khả năng tạo hóa đơn cũng như biên lai cho khách hàng, để có thể đơn giản phát hành chúng khi thanh toán hoặc sau khi dùng bất kể dịch vụ khách sạn trả phí nào. d. Báo cáo Cuối cùng, hệ thống quản lý khách sạn nên bao gồm chức năng báo cáo tự động. Điều này sẽ cho phép nhân viên khách sạn truy cập nhanh một số báo cáo dựa trên dữ liệu mới nhất và một số báo cáo này có thể được liên kết với hiệu suất của khách sạn, thông tin tài chính hoặc các quy trình và nhiệm vụ quản lý khách sạn. Một phần mềm quản lý khách sạn, hay hệ thống PMS, rất nên thiết trong ngành khách sạn hiện đại, nhưng điều quan trọng không kém là tìm được phần mềm hoàn hảo với yêu cầu của bạn. Nếu quý khách hàng vẫn đang đắn cho chưa biết nên triển khai hệ thống quản lý khách sạn nào thì Ezibee có thể là cách mà các bạn vẫn đang tìm kiếm bấy lâu nay. 4. Những tính năng ưu việt của hệ thống quản lý khách sạn Ezibee những tính năng chính của Ezibee: Quản lý hoạt động kinh doanh khách sạn, Quản lý những bộ phận kinh doanh, lễ tân, thu ngân, bộ phận buồng, Quản lý khách hàng và những công nợ, Quản lý kho hàng, Thống kê, báo cáo chính xác. Ứng Dụng quản lý khách sạn Ezibee quản lý hệ thống đặt phòng thông minh bằng việc tìm kiếm nhanh và đưa ra danh sách một số phòng trống, vị trí và giá một số phòng để khách hàng lựa chọn, xử lý một số giao dịch đặt phòng hoặc hủy phòng của khách hàng, lưu trữ thông tin của khách hàng và lịch sử đặt phòng của khách. Ezibee hỗ trợ người lễ tân có thể thực hiện nhận phòng và trả phòng cho khách nhanh chóng, tính hóa đơn và in hóa đơn cho khách hàng, quản lý những khách hàng theo đoàn hoặc khách lẻ, phần mềm còn có thể xử lý những vấn đề phát sinh như tách hóa đơn, ghép thêm người vào phòng. Phần mềm quản lý tình trạng một số buồng, phòng để cập nhật trạng thái lên hệ thống thường xuyên, quản lý phòng sạch hoặc phỏng bẩn để lên kế hoạch cho nhân viên dọn dẹp, tránh tình trạng để khách hàng ở phòng không đảm bảo vệ sinh, quản lý tình trạng phòng sau khi khách tới và đi, quản lý các tài sản cố định trong phòng chi tiết. Tính năng quản lý kho chuyên nghiệp giúp xử lý thống kê hàng hóa trong kho bằng một số thao tác nhập và xuất hàng. Phần mềm còn có tính năng đưa ra định mức về lượng hàng trong kho và nhắc nhở cho nhân viên quản lý biết để kịp thời nhập hàng về phục vụ cho khách hàng, kết xuất báo cáo hàng hóa được dùng nhiều để có phương hướng kinh doanh phù hợp hơn. Ứng Dụng quản lý khách sạn Ezibee quản lý thông tin của khách hàng cụ thể như tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, quản lý lịch sử giao dịch của khách hàng với khách sạn, quản lý những công nợ nếu có, đưa ra định mức và thời điểm phải thu một số công nợ. Phần mềm hay nhất: phần mềm quản lý bida Chức năng xuất báo cáo rõ ràng của Ezibee trợ giúp khách sạn báo cáo tình hình kinh doanh cụ thể cho chủ khách sạn. Báo cáo có thể tùy chỉnh nhiều số như ca làm việc, nhiều dịch vụ đi kèm, báo cáo về lượt khách nghỉ trong ngày, tình trạng các phòng và còn những vấn đề khác trong chuỗi kinh doanh khách sạn.
