Bạn đang có tính toán kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà nghỉ hay phát triển quy mô kinh doanh? Bạn muốn băn khoăn về phần mềm quản lý khách sạn và hiệu quả quản lý của nó đối với quá trình quản lý khách sạn. Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ đưa rõ vài ưu điểm, nhược điểm của việc quản lý khách sạn bằng excel và hiệu quả quản lý của phần mềm này. Mời mọi người cùng tìm hiểu. Để có lựa chọn đúng đắn nhất cho hoạt động kinh doanh của mình. Tính năng của ứng dụng excel trong quản lý khách sạn, nhà nghỉ Phần mềm excel là một phần mềm bảng tính của Microsoft giúp công việc tính toán được nhanh gọn. Phần mềm này đã sớm được sử dụng rộng rãi trong nhiều công việc kinh doanh từ lâu. Lúc này đây, thường có không ít khách sạn vừa và nhỏ cài đặt phần mềm này trong công tác quản lý. Tuy nhiên, với sự phát triển vượt bậc của công nghệ, vấn đề quản lý phòng khách sạn với phần mềm excel để lộ ra một số điểm bất cập, bên cạnh các ưu điểm đã có của nó. Phần mềm excel giúp quản lý: Check in, check out khách ra vào hàng ngày Nghiệp vụ phòng: Quản lý phòng nghỉ, quan sát tình trạng phòng dễ dàng (thông tin khách, thông tin phòng) In hóa đơn riêng cho mỗi dịch vụ, có thể in ngay cho khách Ưu nhược điểm khi quản lý khách sạn bằng excel Ưu điểm Miễn phí, đơn giản sử dụng: Phần mềm quản lý resort, khách sạn hoàn toàn miễn phí, giúp mọi người thực hiện nhiều công việc tính toán phổ biến một phương pháp không quá khó. Cho phép in phiếu, chứng từ thanh toán cho những dịch vụ, thanh toán khi check out. Hóa đơn tổng tách thành 2 loại: tổng quát (chỉ nêu nhiều chi phí theo mục lớn, số tổng cộng); loại chi tiết (ghi rõ chi tiết từng mục trong mỗi loại dịch vụ, nhóm chi phí) tùy theo yêu cầu của khách hàng. Lưu trữ, tra cứu và tính toán Với nhiều hạng mục đơn giản, ứng dụng từ Microsoft giúp bạn lưu trữ số liệu liên tục, giải những bài toán, tiện lợi cho vấn đề làm báo cáo thống kê, báo cáo phân tích về khách hàng với nhiều bảng biểu bằng các con số tỉ mỹ (đặc điểm khách, luồng khách, doanh thu, lợi nhuận. Nội dung báo cáo sẽ tự động cập nhật khi thay đổi những tiêu chí báo cáo (thời gian, đối tượng). Tiết kiệm chi phí, hiệu quả doanh thu Phần mềm quản lý khách sạn bằng Excel được dùng tốt nhất cho những quy mô khách sạn nhỏ dưới 3 sao, dịch vụ đi kèm không nhiều. Nhược điểm Độ bảo mật dữ liệu thấp Khi dùng phần mềm quản lý nhà nghỉ bằng excel, thông tin, số liệu có thể không quá khó bị thay đổi, đánh cắp, hoặc tiết lộ ra bên ngoài. Do tính năng phân quyền không được tích hợp. Và bảo đảm là những chủ kinh doanh đều biết rõ hậu quả của việc này. Dễ xảy ra sai sót Khi quản lý một khối lượng thông tin quá lớn, độ chính xác cũng như tốc độ xử lý của phần mềm excel không còn được đảm bảo. Có thể dẫn tới sai sót trên toàn hệ thống và việc khắc phục cực kỳ khó khăn và tốn thời gian. Khó kết hợp với những báo cáo Excel không thể tự động thống kê, tạo ra những báo cáo dựa trên thông tin mà nó lưu trữ. Vì thế, bạn sẽ cần mất thời gian, công sức, nhân sự cho hoạt động lập báo cáo. Không hợp lý với khách sạn quy mô lớn Đối với các khách sạn có mô hình từ 3 sao trở lên, tích hợp nhiều loại dịch vụ hơn như nhà hàng, spa, bar… phần mềm excel sẽ không còn đủ khả năng thỏa được hoạt động quản lý nữa. Từ các ưu nhược điểm nêu trên, có thể thấy phần mềm excel cơ bản có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý khách sạn có ít chuyên môn nghiệp vụ hoặc kinh phí đầu tư ban đầu nhỏ. Đây được coi là hình thức ban đầu giúp tiết kiệm chi phí cho nhà đầu tư. Dù vậy, để tốt nhất hoạt động kinh doanh, mang lại nguồn doanh thu về lâu dài hoặc trong tình trạng khách sạn cần phát triển số lượng phòng và triển khai thêm nhiều loại hình dịch vụ thì nên tính tới việc sử dụng phần mềm quản lý chuyên nghiệp. Bạn đã có lựa chọn cho khách sạn của mình chưa? Có thể mọi người quan tâm: phần mềm quản lý massage
